Catering zur Hochzeit: Kosten pro Person, Formate & Spartipps

Catering ist bei den meisten Hochzeiten der größte Einzelposten. Bei 80 Gästen summiert sich das Essen schnell auf 5.000 bis 10.000 €, Getränke und Service noch nicht eingerechnet. Hier findet ihr klare Zahlen zum Einplanen — und Spartipps, die tatsächlich funktionieren.

Was kostet Catering bei einer Hochzeit?

Der Preis hängt vor allem vom Format ab. Die Spanne zwischen einem einfachen Buffet und einem mehrgängigen Fine-Dining-Menü ist erheblich.

Format	Richtwert pro Person	Was dazugehört
Kaltes Buffet	10–25 €	Salate, Aufschnitt, Brötchen
Warmes Buffet	28–45 €	Hauptgerichte, Beilagen, Dessert
Sitzmenu (3 Gänge)	60–90 €	Vorspeise, Hauptgang, Dessert
Sitzmenu (5 Gänge)	100–150 €	Fine Dining, mehrgängig
Foodtruck	15–35 €	Je nach Konzept

Diese Zahlen sind Näherungswerte. In Metropolen wie München oder Hamburg liegen die Preise oft 20–30 % über dem Bundesschnitt, und auch die Saison macht einen Unterschied.

Als grober Rahmen: Catering macht zusammen mit der Location üblicherweise rund die Hälfte des Gesamtbudgets aus. Wie ihr das Budget strukturiert aufteilt und welche Faustregeln sich bewährt haben, erklärt der Ratgeber zum Hochzeitsbudget.

Buffet, Sitzmenu oder Foodtruck: Was passt zu eurer Feier?

Das Format ist keine reine Budgetentscheidung. Es bestimmt auch den Charakter des Abends.

Buffet: Gäste suchen sich aus, was sie wollen, und kommen dabei ins Gespräch. Das eignet sich gut für gemischte Gruppen und entspannte Feiern. Bei vielen Gästen mehrere Stationen einplanen — sonst entstehen lange Schlangen an einer Station.

Sitzmenu: Strukturierter, festlicher. Das Essen kommt zu den Gästen, alle sitzen gleichzeitig am Tisch. Das gibt dem Abend Rhythmus und Ruhe. Der Preis liegt deutlich über einem vergleichbaren Buffet.

Foodtruck: Als vollständige Hauptverpflegung bei schlechtem Wetter schwierig zu planen. Als zweite Station macht er Eindruck: Ein Mitternachts-Snack, nachdem das Hauptessen längst abgeräumt ist, gibt der Feier einen zweiten Höhepunkt.

Viele Paare kombinieren die Formate: ein strukturiertes Abendessen gefolgt von einem Buffet oder Foodtruck spät in der Nacht. Das hält die Energie im Raum auch in den späten Stunden aufrecht.

Getränke: Der Posten, den viele unterschätzen

Getränke kommen fast immer noch oben drauf — außer ihr bucht eine Pauschale.

Eine Getränkepauschale umfasst typischerweise Wasser, Softdrinks, Bier und Wein sowie Sekt für den Empfang. Rechnet dafür mit 20–35 € pro Person. Was dabei häufig fehlt: Spirituosen und hochwertigere Weine werden meist einzeln abgerechnet und treiben die Rechnung spürbar nach oben.

Fragt beim Angebotsvergleich deshalb explizit nach, was in der Pauschale enthalten ist. Ein seriöser Caterer liefert euch diese Aufschlüsselung ohne Nachfragen.

Diese Kosten stehen selten im Angebot

Der Angebotspreis ist fast nie der Endpreis. Zwei Posten tauchen besonders zuverlässig erst auf der Schlussrechnung auf.

Servicepersonal: Als Faustregel gilt eine Servicekraft pro 25–30 Gäste. Bei 80 Gästen sind das drei Personen, bei 7 Stunden Einsatz à 30 € macht das bereits 630 € extra. Diese Zahl steht selten im Erstangebot — erkundigt euch gezielt danach.

Equipment und Logistik: Wenn die Location kein eigenes Geschirr bereitstellt, leiht der Caterer es — und berechnet es. Teller, Gläser, Besteck für 80 Personen: 300–600 € extra. Dazu kommen bei manchen Anbietern Transport, Auf- und Abbau, die ebenfalls separat abgerechnet werden. Bittet deshalb immer um ein Komplettangebot mit allen Leistungen.

Sonderwünsche und Diäten

Vegetarische Optionen sind heute Standard. Für Veganes, Glutenfreies oder allergiebedingte Anpassungen verlangen viele Caterer einen Aufpreis von 5–15 % auf die betreffenden Portionen.

Das bleibt überschaubar, wenn ihr die Sonderwünsche frühzeitig kennt. Mit einer gut gepflegten Gästeliste, in der ihr Diäten und Menüpräferenzen erfasst, kann euer Caterer sauber kalkulieren. Die Menüfinalisierung passiert ohnehin erst 6–8 Wochen vor der Hochzeit, wenn ihr die endgültige Kopfzahl habt.

Für Kinder unter 12 rechnen viele Caterer einen halben Personenpreis. Fragt danach — das ist üblich und wird fast immer gewährt.

Hochzeit Catering: Spartipps, die wirklich helfen

Die stärkste Sparmaßnahme ist das Format. Ein warmes Buffet statt eines 3-Gänge-Menüs spart pro Person 30–50 €. Bei 80 Gästen sind das 2.400–4.000 € Unterschied, bei gleichem Erlebnis.

Was außerdem hilft:

• Mittagshochzeit statt Abendhochzeit: Viele Caterer rechnen Lunch-Menüs günstiger. Gäste konsumieren am frühen Nachmittag weniger Alkohol — das schlägt sich direkt beim Getränke-Posten nieder.
• Nebensaison und flexible Tage: Herbst und Winter, Freitag und Sonntag bringen bei vielen Anbietern mehr Verhandlungsspielraum.
• Lokal und saisonal: Regionale Caterer mit saisonalem Menü sind oft günstiger als Anbieter, die Exotik auf den Tisch bringen.
• Location mit eigenem Catering: Wenn die Location ihr eigenes Team mitbringt, entfällt ein Teil der Logistik. Welche Fragen ihr dazu bei der Besichtigung stellen solltet, zeigt unser Guide zur Locationsuche.

Was ihr nicht wegsparen solltet: ausreichend Servicepersonal. Gäste, die lange auf Getränke warten oder leere Teller vor sich haben, merken das — und das färbt auf die Stimmung des ganzen Abends ab.

Mit MyWeddingCoach erfasst ihr alle Catering-Posten direkt im Gesamtbudget und seht live, wo der Spielraum noch liegt.

Wann buchen, wann finalisieren?

Beliebte Caterer für Samstage in der Hauptsaison sind 12 Monate im Voraus ausgebucht. Wer im Frühjahr oder Sommer heiraten will, sollte spätestens im Herbst des Vorjahres erste Gespräche führen — in etwa zur gleichen Zeit wie die Locationbuchung.

Die Menüentscheidung selbst kommt später: 6–8 Wochen vor der Hochzeit, wenn ihr die genaue Gästezahl kennt und alle Sonderwünsche gesammelt habt. Bis dahin reicht eine grobe Formatentscheidung aus.

Häufige Fragen zum Hochzeits-Catering

Was kostet Catering pro Person bei einer Hochzeit?

Das hängt vom Format ab. Für ein warmes Buffet rechnet ihr mit 28–45 € pro Person für das Essen. Getränke und Servicepersonal kommen oben drauf. Inklusive einer Getränkepauschale und Servicekräften landet ein Buffet-Abend realistisch bei 55–80 € pro Person, ein 3-Gänge-Menü-Abend bei 100–140 €. Regional variieren diese Werte deutlich.

Ist Buffet oder Sitzmenu günstiger?

Ein warmes Buffet ist fast immer 30–50 € pro Person günstiger als ein vergleichbares mehrgängiges Menü. Bei 80 Gästen ergibt das eine Ersparnis von 2.400–4.000 €. Ein Buffet ist dabei nicht weniger festlich — das hängt von der Gestaltung ab. Für entspanntere Feiern ist es oft sogar die bessere Wahl.

Was kostet Catering für 80 Gäste insgesamt?

Als grobe Orientierung: Ein Buffet-Abend inklusive Getränken und Servicepersonal liegt für 80 Gäste bei 5.000–8.000 €. Ein 3-Gänge-Menü mit demselben Serviceumfang liegt bei 8.500–12.000 €. Beides hängt stark von Region und Caterer ab — vor allem aber davon, was im Angebot wirklich enthalten ist.

Wann sollten wir unseren Caterer buchen?

Für Samstage in der Hauptsaison empfehlen wir, Gespräche 12 Monate vorher zu führen. Die Menüentscheidung trefft ihr später: 6–8 Wochen vor der Hochzeit, wenn ihr die endgültige Gästezahl kennt und alle Diäten und Sonderwünsche gesammelt habt. Bis dahin genügt eine grobe Formatentscheidung.

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