Hochzeit Gästeliste & RSVP:
Der komplette Guide

Die Gästeliste – für viele Paare einer der stressigsten Teile der Hochzeitsplanung. Wen laden wir ein? Wen nicht? Wie gehen wir mit Absagen um? Und wie organisieren wir die RSVPs, ohne den Überblick zu verlieren?

Die gute Nachricht: Mit einer klaren Strategie wird aus dem Chaos ein strukturierter Prozess. Dieser Guide zeigt euch Schritt für Schritt, wie ihr eure Gästeliste erstellt, RSVPs organisiert und dabei entspannt bleibt.

Warum die Gästeliste so früh entscheidend ist

Die Gästeliste ist nicht einfach nur eine Liste mit Namen. Sie beeinflusst fast alle anderen Planungsentscheidungen:

Budget: Jeder Gast kostet durchschnittlich 150-200 Euro (Catering, Getränke, Location-Anteil).¹ Bei 80 Gästen seid ihr bei 12.000-16.000 Euro – nur für die Bewirtung. 20 Gäste weniger = 3.000-4.000 Euro gespart.

Location-Auswahl: Eine Location für 50 Personen ist leichter zu finden (und günstiger) als eine für 150 Gäste. Eure Gästezahl bestimmt, welche Venues überhaupt in Frage kommen.

Sitzordnung & Logistik: Mehr Gäste = mehr Koordination. Von der Anzahl der Tische über Shuttle-Services bis zu Namensschildern.

Einladungsbudget: Gedruckte Einladungen kosten 3-8 Euro pro Stück.² Bei 100 Gästen sind das 300-800 Euro.

Persönliche Atmosphäre: Eine intimere Feier mit 40 Menschen fühlt sich anders an als eine große Party mit 120 Gästen. Beides kann wunderschön sein – es kommt darauf an, was zu euch passt.

Der erste Schritt: Bevor ihr Locations besichtigt oder Budgets verteilt, braucht ihr eine realistische Vorstellung davon, wie viele Menschen dabei sein werden.

Schritt 1: Die erste Gästeliste erstellen (ohne Druck)

Setzt euch zusammen und schreibt alle Namen auf, die euch spontan in den Sinn kommen. Noch ohne Filter, ohne Budget-Gedanken. Einfach nur: „Wen würden wir gerne dabeihaben?"

Kategorien helfen beim Strukturieren:

• Familie: Eltern, Geschwister, Großeltern, Tanten/Onkel, Cousins/Cousinen
• Enge Freunde: Menschen, die ihr regelmäßig seht und die euch wichtig sind
• Erweiterte Freunde: Gute Bekannte, Studienfreunde, alte Schulfreunde
• Arbeitskollegen: Aktuelle oder ehemalige Kollegen
• Eltern-Freunde: Freunde eurer Eltern (falls relevant)
• Kinder: Werden Kinder eingeladen oder ist es eine Adults-Only-Hochzeit?

Nach dieser ersten Runde habt ihr wahrscheinlich 100-150 Namen auf der Liste. Keine Panik – das ist normal. Jetzt beginnt die Strukturierung.

Schritt 2: Die A-Liste / B-Liste / C-Liste Methode

Diese Methode hilft euch, Prioritäten zu setzen – ohne euch schuldig zu fühlen.

Die A-Liste: Eure Must-Haves (ca. 40-60% der finalen Gästezahl)

Wer gehört dazu?

• Engste Familie (Eltern, Geschwister, Großeltern)
• Beste Freunde, die ihr nicht missen wollt
• Menschen, die eine zentrale Rolle in eurem Leben spielen

Die Frage: „Wenn wir nur 30-40 Menschen einladen könnten, wer wäre dabei?"

Diese Menschen sind gesetzt. Sie werden auf jeden Fall eingeladen, egal wie knapp das Budget wird.

Die B-Liste: Eure Wunsch-Gäste (ca. 30-40% der finalen Gästezahl)

Wer gehört dazu?

• Erweiterte Familie (Tanten, Onkel, Cousins)
• Gute Freunde, die ihr gerne dabeihaben würdet
• Wichtige Menschen aus eurem Leben, aber nicht im innersten Kreis

Die Strategie: Diese Gruppe ladet ihr ein, wenn Budget und Location-Kapazität es zulassen. Falls Gäste von der A-Liste absagen, könnt ihr Personen von der B-Liste nachrücken lassen.

Die C-Liste: „Aus Höflichkeit" (meist gestrichen)

Wer gehört dazu?

• Entfernte Bekannte
• Arbeitskollegen, zu denen ihr keine enge Beziehung habt
• Menschen, bei denen ihr euch verpflichtet fühlt, aber sie nicht wirklich dabeihaben wollt

Die Wahrheit: Diese Liste könnt ihr in den meisten Fällen komplett streichen. Eine Hochzeit ist euer Tag – keine Pflichtveranstaltung.

Budget-Realitätscheck

Nehmt eure A-Liste und rechnet: Anzahl A-Listen-Gäste × 180 Euro (Durchschnitt pro Gast) = Basis-Cateringkosten

Passt das in euer Budget? Wenn ja, wie viele B-Listen-Gäste könnt ihr noch hinzufügen?

Beispiel: 50 A-Gäste = 9.000 Euro. Budget ist 15.000 Euro? Dann habt ihr noch 6.000 Euro für ca. 30-35 B-Gäste.

Mehr zur Budgetplanung findet ihr in unserem Guide zum Hochzeitsbudget planen.

Schritt 3: Die schwierigen Entscheidungen

Plus-Ones: Wer darf jemanden mitbringen?

Die Grundregel: Verlobte, verheiratete und zusammenlebende Paare werden immer zusammen eingeladen. Immer. Keine Ausnahmen.

Bei losen Beziehungen: Hier habt ihr mehr Spielraum. Mögliche Strategien:

• Plus-One nur für Gäste, die niemanden auf der Hochzeit kennen
• Plus-One nur für feste Beziehungen (z.B. länger als 1 Jahr zusammen)
• Keine Plus-Ones für lockere Beziehungen (spart Budget)

Wichtig: Bleibt konsequent. Wenn ihr einer Freundin ein Plus-One gebt, müsst ihr es allen in vergleichbarer Situation geben – sonst gibt's Drama.

Tipp: Auf der Einladung klar schreiben: „Wir haben einen Platz für dich reserviert" (kein Plus-One) vs. „Wir haben Plätze für euch beide reserviert" (Plus-One inklusive).

Kinder: Ja oder Nein?

Adults-Only Hochzeit:

• Spart Budget (Kinder zählen als halber Gast, brauchen aber Kindermenüs, Betreuung)
• Entspanntere Atmosphäre am Abend (Eltern können sich mehr lockern)
• Risiko: Eltern können eventuell nicht kommen

Kinder willkommen:

• Familienfreundlicher, inklusiver
• Braucht Planung: Kindermenüs, Kinderecke, ggf. Betreuung
• Kosten: +30-50 Euro pro Kind

Kompromiss: „Kinder im Kleinkindalter willkommen, ältere Kinder nur auf Anfrage" oder „Kinder bei der Trauung, aber Adults-Only am Abend."

Macht eure Entscheidung auf der Einladung deutlich: „Wir freuen uns auf einen Abend mit unseren erwachsenen Freunden und Familie" oder „Bringt eure Kleinen mit – wir haben eine Kinderecke!"

Arbeitskollegen: Wo ist die Grenze?

Die Frage: Müsst ihr das ganze Team einladen, wenn ihr eine Person einladet?

Die Antwort: Nein. Ihr könnt eine klare Linie ziehen:

• Nur eure engsten Kollegen (mit denen ihr auch privat befreundet seid)
• Nur euer direktes Team
• Gar keine Arbeitskollegen

Tipp: Sprecht am Arbeitsplatz nicht zu viel über die Hochzeit, wenn nicht alle eingeladen sind. Haltet die Details privat, um Gefühle zu schonen.

Familiendruck: „Aber Tante Gertrud erwartet eine Einladung!"

Die Wahrheit: Es ist eure Hochzeit. Nicht die eurer Eltern, nicht die eurer Großeltern.

Der diplomatische Weg:

• Hört euch die Wünsche eurer Eltern an
• Erklärt euer Budget und eure Location-Kapazität
• Bietet einen Kompromiss: „Wenn Tante Gertrud wirklich wichtig ist, könnt ihr sie von eurem Teil der Gästeliste einladen – aber dafür fällt dann jemand anderes weg."

Wenn eure Eltern finanziell unterstützen: Ihr entscheidet selbst, ob und wie viel Mitspracherecht ihr dafür einräumen wollt. Manche Paare überlassen ihren Eltern einen Teil der Gästeliste (z.B. „Ihr habt 15 Plätze für eure Gäste"). Wichtig ist, die Erwartungen vorher klar zu besprechen – dann gibt's später keinen Ärger.

Schritt 4: Die finale Liste strukturieren

Ihr habt eure Entscheidungen getroffen. Jetzt geht's an die Organisation.

Wichtige Infos pro Gast erfassen:

• Vollständiger Name (so, wie er auf der Einladung stehen soll)
• Postadresse für Einladungen
• E-Mail-Adresse (für digitale Kommunikation)
• Telefonnummer (für Rückfragen)
• Besondere Infos: Allergien, Ernährungsweise (vegetarisch, vegan, glutenfrei), Mobilitätseinschränkungen

Strukturierungs-Kategorien:

• Nach Gruppen (Familie, Freunde, Arbeit)
• Nach Einladungswelle (A-Liste zuerst, B-Liste später falls nötig)
• Nach RSVP-Status (eingeladen / zugesagt / abgesagt)

Digitale Tools vs. Excel:

• Excel/Google Sheets: Funktioniert, aber wird schnell unübersichtlich
• Spezial-Tools: MyWeddingCoach bietet ein integriertes Gästemanagement mit automatischen Updates, RSVP-Tracking und Sitzordnungsplanung

Schritt 5: RSVP Management – So behaltet ihr den Überblick

Die RSVP-Deadline richtig setzen

Faustregel: 8-10 Wochen vor der Hochzeit sollten alle RSVPs da sein.

Warum?

• Ihr braucht die finale Gästezahl für den Caterer (meist 1-2 Wochen Vorlauf)
• Sitzordnung planen braucht Zeit (mindestens 2-3 Wochen)
• Puffer für Nachfragen und Nachhaken

Auf der Einladung schreiben: „Bitte gebt uns bis zum [konkretes Datum] Bescheid."

RSVP-Methoden: Was funktioniert am besten?

Option 1: Klassische Antwortkarte

• Vorteile: Persönlich, funktioniert für alle Altersgruppen
• Nachteile: Porto-Kosten, Gäste vergessen es oft, ihr müsst alles manuell übertragen
• Kosten: ca. 1 Euro pro Antwortkarte + Porto

Option 2: Online-RSVP-Formular

• Vorteile: Automatisch erfasst, einfach zu tracken, direkt mit eurer Gästeliste synchronisiert
• Nachteile: Ältere Gäste könnten Schwierigkeiten haben
• MyWeddingCoach bietet personalisierte RSVP-Links für jeden Gast mit automatischem Tracking

Option 3: E-Mail oder WhatsApp

• Vorteile: Schnell, direkt
• Nachteile: Unstrukturiert, schwer zu tracken, informell
• Empfehlung: Nur für sehr kleine Hochzeiten (<30 Gäste)

Unser Tipp: Kombination aus Antwortkarte (für ältere Gäste / traditionelle Familien) und Online-Formular (für den Rest). Auf der Einladung beide Optionen anbieten.

Was ihr auf der RSVP-Karte abfragen solltet

Mindestangaben:

• „Wir kommen mit __ Personen" (nicht nur Ja/Nein – sonst wisst ihr nicht, ob Plus-One mitkommt)
• Menüwahl (falls ihr mehrere Optionen habt)
• „Besondere Ernährungswünsche oder Allergien"

Optional aber hilfreich:

• „Wir übernachten im Hotel / brauchen keine Unterkunft"
• „Wir brauchen einen Shuttle-Service"
• „Liedwünsche für die Party"

Nicht fragen: „Braucht ihr ein vegetarisches Menü?" → Besser: „Wählt euer Menü: Fleisch / Fisch / Vegetarisch / Vegan"

Gäste, die nicht antworten: Die Follow-Up-Strategie

Woche 1 nach Deadline: Freundliche Erinnerung per WhatsApp/E-Mail

„Hey! Wir planen gerade die finale Gästezahl für die Location – habt ihr schon entschieden, ob ihr dabei sein könnt? Würden uns freuen, von euch zu hören!"

Woche 2 nach Deadline: Direkter Anruf

Manchmal geht die Einladung verloren, landet im Spam oder wird vergessen. Ein kurzer Anruf klärt es sofort.

Nach Woche 2: Wenn jemand immer noch nicht antwortet, müsst ihr mit „Absage" planen. Ihr könnt nicht ewig warten.

Erfahrungswert: 10-15% der Gäste brauchen eine Erinnerung.³ Plant das ein.

Schritt 6: Mit Absagen umgehen (und B-Liste nachrücken)

Die emotionale Seite

Absagen tun weh – besonders von Menschen, die euch wichtig sind. Aber: Es gibt viele legitime Gründe.

Häufige Absagegründe:

• Terminkonflikt (andere Hochzeit, Urlaub, Arbeit)
• Finanzielle Gründe (Anreise, Hotel, Geschenk)
• Gesundheit oder Familie
• Persönliche Gründe, die sie nicht teilen wollen/müssen

Die Regel: Respektiert jede Absage ohne Nachbohren. Ein einfaches „Schade, aber wir verstehen das. Danke fürs Bescheidgeben!" reicht.

B-Liste aktivieren: Timing ist alles

Das Dilemma: Ihr wollt B-Listen-Gäste nachrücken lassen, aber sie sollen sich nicht wie „zweite Wahl" fühlen.

Die Lösung: Gestaffelte Einladungen

Welle 1 (12 Wochen vor Hochzeit): A-Liste einladen mit RSVP-Deadline in 4 Wochen

Welle 2 (8 Wochen vor Hochzeit): Sobald ihr wisst, wie viele A-Gäste absagen, ladet entsprechend viele B-Gäste nach.

Wie ihr es formuliert:

„Wir hatten ursprünglich eine kleinere Hochzeit geplant, aber jetzt haben wir doch noch mehr Platz und würden uns riesig freuen, wenn ihr dabei sein könnt!"

Nicht sagen: „Jemand hat abgesagt, deshalb könnt ihr jetzt kommen."

Wichtig: Gebt B-Gästen genug Zeit (mindestens 4-6 Wochen) zum Planen. Eine Einladung 2 Wochen vorher ist unfair.

Schritt 7: Die finale Gästezahl melden

6-8 Wochen vor der Hochzeit: Erste vorläufige Zahl an Caterer/Location

1-2 Wochen vor der Hochzeit: Finale, verbindliche Gästezahl

Am Tag vor der Hochzeit: Letzte Updates (kurzfristige Absagen wegen Krankheit)

Puffer einplanen: Die meisten Caterer verlangen, dass ihr für die angemeldete Gästezahl bezahlt – auch wenn 5 Leute nicht erscheinen. Plant 5-10% Puffer ein.

Schritt 8: Sitzordnung planen (wenn nötig)

Wann braucht ihr eine Sitzordnung?

• Bei Hochzeiten mit >50 Gästen und Plated Dinner
• Wenn ihr bestimmte Gruppierungen steuern wollt
• Wenn es „schwierige" Gäste-Konstellationen gibt (Ex-Partner, zerstrittene Familienmitglieder)

Wann könnt ihr darauf verzichten?

• Bei Buffet-Style ohne feste Sitzplätze
• Bei sehr kleinen Hochzeiten (<30 Gäste)
• Bei lockeren, informellen Feiern

Sitzordnungs-Grundregeln:

1. Paare sitzen zusammen (logisch, aber wird manchmal vergessen)
2. Menschen mit gemeinsamen Interessen gruppieren
3. Schüchterne Gäste nicht isolieren – ihnen gesellige Tischnachbarn zuordnen
4. „Problem-Gäste" strategisch platzieren (z.B. Ex-Partner an verschiedenen Tischen)
5. Brautpaar-Tisch mit engsten Freunden / Familie (oder Sweetheart Table nur zu zweit)
6. Trauzeugen oft am Brautpaar-Tisch

Timing: Plant die Sitzordnung 2-3 Wochen vor der Hochzeit, nachdem alle RSVPs da sind. Ob ihr dafür spezialisierte Software, Excel oder Papier nutzt – wichtig ist, dass ihr flexibel bleiben könnt, falls noch kurzfristige Änderungen kommen.

Mehr zur Hochzeitsplanung findet ihr in unserer Hochzeits-Checkliste.

Digitale Tools vs. Excel: Was lohnt sich?

Ihr habt drei Optionen für euer Gästemanagement. Hier der direkte Vergleich:

Excel funktioniert für sehr kleine Hochzeiten, wird aber schnell unübersichtlich. Spezialisierte Tools bieten mehr Features, kosten aber oft mehr und haben keine Budgetintegration. MyWeddingCoach kombiniert alle Vorteile: automatisches RSVP-Management, Budgetübersicht und Zeitplan – alles an einem Ort.

Wie MyWeddingCoach euch beim Gästemanagement hilft

Ihr wisst immer, wer zugesagt hat und wer noch antworten muss. Eure Gästeliste ist an einem Ort – mit allen Kontaktdaten, Allergien, Menüwahl und RSVP-Status. Kein Suchen in E-Mails, keine veralteten Excel-Tabellen.

Jeder Gast bekommt einen personalisierten RSVP-Link. Die Antworten landen automatisch in eurer Liste. Wer zwei Wochen vor der Deadline noch nicht geantwortet hat, bekommt eine freundliche Erinnerung – ohne dass ihr selbst nachfassen müsst.

Euer Budget rechnet automatisch mit, wie viel die aktuelle Gästezahl kostet. Wenn ihr die finale Anzahl an den Caterer meldet, exportiert ihr alle Infos mit einem Klick.

Statt Stunden mit Listen zu verbringen, habt ihr alles synchronisiert mit eurem Hochzeitsplan.

Fazit: Entspannt zur finalen Gästeliste

Die Gästeliste zu erstellen muss nicht Drama bedeuten. Mit der richtigen Struktur (A/B/C-Listen), klaren Regeln (Plus-Ones, Kinder) und guten Tools (digitales RSVP-Management) bleibt ihr entspannt.

Die wichtigsten Takeaways:

• Startet früh: Erste Liste 12-18 Monate vor der Hochzeit
• Prioritäten setzen: A-Liste (Muss), B-Liste (Wunsch), C-Liste (streichen)
• Budget-Realität: Jeder Gast kostet 150-200 Euro¹
• RSVP-Deadline: 8-10 Wochen vor der Hochzeit
• Puffer einplanen: 15-20% Absagequote⁵
• Tools nutzen: Digitales Management spart Zeit und Nerven

Denkt dran: Es ist eure Hochzeit. Ihr entscheidet, wer dabei ist – nicht die Erwartungen anderer.