Entspannt zur Trauung: Eure Hochzeits-Checkliste 2026 für Deutschland

Viele Paare berichten: Der Knoten platzt, sobald Termin, Budgetrahmen und die ersten Dienstleister stehen. Danach läuft es in ruhigen Bahnen. Diese Checkliste führt euch Schritt für Schritt – vom ersten Gedanken 18+ Monate vorher bis zur Woche nach der Hochzeit.

Erst die Basis, dann die Details: eure Planungsstrategie

• Welle 1 – Fundament: Budgetrahmen, Gästeliste-Rahmen (Größe), Trauform (standesamtlich, frei, kirchlich), Wunschzeitraum/Region, grobe Prioritäten (z. B. Musik, Foto, Location).

• Welle 2 – Schlüsselbuchungen: Location, Fotografie/Video, Musik, Traurednerin/Trauredner bzw. Pfarramt, Catering (falls nicht in der Location), Standesamt im Blick behalten.

• Welle 3 – Stil & Komfort: Papeterie, Blumenkonzept, Kleidung, Ringe, Dekoration, Ablauf, Transport, Unterkünfte, Kinderbetreuung.

Recht und Formalitäten: die Basics für Deutschland

Anmeldung der Eheschließung (Standesamt)

• Frühestens 6 Monate vor dem gewünschten Trautermin verbindlich möglich. Vorher: unverbindliche Informationen einholen und Unterlagen vorbereiten. Beispiel und Anforderungen: Service-Portal Berlin – Eheschließung.

• Typische Unterlagen (können je nach Person/Ort abweichen):

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass

• Erweiterte Meldebescheinigung/Wohnsitzbestätigung (je nach Standesamt)

• Beglaubigte Abschrift aus dem Geburtenregister (nicht älter als 6 Monate)

• Nachweise zu früheren Ehen/Eingetragenen Lebenspartnerschaften (Eheurkunde/Scheidungsurteil mit Rechtskraft)

• Für ausländische Staatsangehörige: ggf. Ehefähigkeitszeugnis bzw. Befreiung (§ 1309 BGB); Übersetzungen durch vereidigte Übersetzer

• Vollmacht, falls eine Person die Anmeldung allein vornimmt

• Gebühren: unterschiedlich je Standesamt (z. B. Prüfung der Ehefähigkeit, Trauung außerhalb der Öffnungszeiten, Trauorte, Urkunden). Beispiel: Berlin veröffentlicht Gebührenübersichten über das Service-Portal.

Namensführung nach der Eheschließung

• Ihr könnt einen Ehenamen bestimmen (Familienname) oder eure bisherigen Namen fortführen; Doppelnamen für beide gemeinsam gibt es nicht. Rechtsgrundlage: § 1355 BGB. Gesetze im Internet – § 1355 BGB

• Bei Namensänderung: neue Ausweise/ Reisepässe ohne schuldhaftes Zögern beantragen. Infos: BMI – Personalausweis/Reisepass

Steuerklassenwahl nach der Eheschließung

• Mögliche Kombinationen: IV/IV, III/V oder IV/IV mit Faktor. Der Wechsel wirkt ab dem Folgemonat nach Antrag; die Steuerlast gleicht sich mit der Einkommensteuerveranlagung aus. Infos: Bundesfinanzministerium – Steuerklassenwahl

Datenschutz, Bildrechte und Verträge (DSGVO/KunstUrhG)

• Private Hochzeit = meist Haushaltsausnahme; dennoch: achtet auf respektvollen Umgang mit Fotos, v. a. von Kindern. BfDI – Haushaltsausnahme, Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO

• Recht am eigenen Bild: Veröffentlichung von Personenfotos grundsätzlich nur mit Einwilligung (§ 22 KunstUrhG). Gesetze im Internet – KunstUrhG

• Fotografenvertrag: Nutzungsrechte (private Nutzung, Social Media), Datenverarbeitung, Auswahl/Anzahl bearbeiteter Bilder, Lieferzeit, Ausfallregelung, Storno, Haftung klar regeln.

• Musikrechte: Private, geschlossene Feier ist in der Regel keine öffentliche Veranstaltung; üblicherweise keine GEMA-Anmeldung erforderlich. GEMA – Private Veranstaltungen

Zeitplan mit To-dos: von 18+ Monaten bis zur Woche danach

18+ Monate vorher

• Vision klären: Größe, Stil, Jahreszeit, Budgetrahmen.

• Trauform festlegen: standesamtlich, frei, kirchlich (oder Kombination).

• Grobe Gästeliste-Rahmenzahl und Wunschregion definieren.

• Erste Locations sondieren; Saison- und Wochentagsalternativen bedenken.

12–18 Monate vorher

• Location (Feier) anfragen/reservieren; Lärmschutz/Sperrstunden, Außenflächen, Musikregeln prüfen (kommunale Vorgaben beachten, s. oben).

• Schlüsselgewerke anfragen: Fotografie/Video, Musik (DJ/Band), Traurednerin/Trauredner, Catering (falls extern), Freie Trauorte.

• Unterkunftskontingente für Gäste prüfen.

• Unterlagen fürs Standesamt zusammenstellen (Geburtsregisterauszüge, Meldebescheinigung etc.).

9–12 Monate vorher

• Verträge prüfen/abschließen (Leistungsumfang, Zeiten, Storno, Haftung, Datenschutz, Bildrechte, Mehrkosten wie Überstunden, Nachtzuschläge, 19 % Umsatzsteuer).

• Save-the-Date versenden (bei knapper Saison/Gästen mit Anreise).

• Kirche: Kontakt zur Pfarrei/ Gemeinde, benötigte Unterlagen und Termine (Taufschein neu, Ehevorbereitungsprotokoll, ggf. Kurs) klären. Infos: katholisch.de – Heirat, evangelisch.de – Trauung.

• Kleidungssuche starten (Maß-/Lieferzeiten!).

6–9 Monate vorher

• Menü-/Tortenprobe planen; Getränkekonzept festlegen.

• Trauzeuginnen/Trauzeugen festlegen (freiwillig). Ablauf der Zeremonie grob skizzieren.

• Standesamt: Terminfenster prüfen; Unterlagen aktualisieren (Gültigkeiten beachten).

• Ringe, Papeterie-Design, Blumenkonzept anstoßen.

4–6 Monate vorher

• Anmeldung der Eheschließung beim zuständigen Standesamt (frühestens 6 Monate vor Termin). Beispiel Berlin

• Namensführung entscheiden (für Unterlagen/Gravuren).

• Gästeliste finalisieren und Einladungen versenden.

• Musik/Lesungen/Traurituale abstimmen (frei/kirchlich).

• Transport/Logistik: Shuttle, Parken, barrierefreie Zugänge.

2–3 Monate vorher

• Anzug/Kleid Anproben; Accessoires, Schuhe, Änderungen einplanen.

• Dekoration, Mietequipment (Licht, Ton), Kinderbetreuung, Gastgeschenke fixieren.

• Übernachtungskontingente bestätigen; Anreiseinfos für Gäste.

• Ablaufplan mit Pufferzeiten erstellen; Verantwortlichkeiten verteilen.

4–6 Wochen vorher

• Sitzordnung, Menüwahl je Gast, Sonderkostfinalisierung.

• Detailbriefings für Dienstleister (Zeiten, Adressen, Ansprechpartner, Parken, Lärmschutzvorgaben, Notfallnummern).

• Notfallkoffer planen (Nähset, Pflaster, Snacks, Wasser etc.).

• Zahlungstermine prüfen und einplanen.

1–2 Wochen vorher

• Standesamtliche Trauung (falls getrennt) oder letzte Formalien checken.

• Namens- und Unterlagenpaket für „danach“ vorbereiten (Anträge Ausweis/Pass, Bank, Versicherungen, Kfz, Arbeitgeber, Arzt, Vereine).

• Wetter-/Schlechtwetterplan, Sonnenschutz/Heizung organisieren.

Hochzeitstag

• Genügend Puffer zwischen Punkten; klare Zuständigkeiten.

• Getränke, Wasser, Snacks und Ruheinseln einplanen.

• Freut euch: Der Plan trägt – jetzt zählt das Erleben.

Tag danach & Woche danach

• Dankesnachrichten/Dankeskarten in Arbeit geben.

• Bei Namensänderung: neue Ausweise/Pässe beantragen; Verträge/Konten aktualisieren (Bank, Versicherungen, Führerschein/Kfz, Steuern, Arbeitgeber, Krankenkasse, Mitgliedschaften).

• Steuerklasse prüfen/wechseln (IV/IV, III/V, IV mit Faktor). BMF – Steuerklassenwahl

Drei Mini-Checklisten für die Trauform

Standesamtlich

• Unterlagen je Person (s. oben) besorgen; Gültigkeiten beachten.

• Wunschtrauort/Termin klären; Anmeldung frühestens 6 Monate vorher.

• Namensführung erklären (falls gewünscht), Urkundenanzahl planen.

• Musik/Dekoration je Hausordnung klären; Fotoerlaubnis prüfen.

Freie Trauung

• Traurednerin/Trauredner auswählen; Vorgespräch, Ablauf, Rituale, Redetext.

• Ort und Genehmigungen (Außenflächen, Lärmschutz, Strom, Wetterplan).

• Sitzordnung, Technik, Mikrofone, Strom/Notstrom, Schlechtwetterzelt.

Kirchlich (katholisch/evangelisch)

• Pfarrei/Gemeinde kontaktieren; Unterlagen (Taufschein neu ausgestellt, ggf. Firmungs-/Konfirmationsnachweis), Ehevorbereitungsprotokoll, Traugespräch.

• Musik/Lesungen, Blumenschmuck nach Kirchenordnung.

• Spenden/Gebühren und Fotoregeln klären.

Budget- und Buchungsempfehlungen (2026)

• Grundsatz: Reserviert zuerst die knappsten Ressourcen (Location, Foto/Video, Musik). Prüft Nachtzuschläge, Technik, Auf- und Abbau, Wegezeiten, Park-/Anfahrtkosten und 19 % Umsatzsteuer.

Große To-do-Tabelle mit Status-Spalten

Diese Tabelle könnt ihr direkt nutzen. Spalte „Status“: offen / in Arbeit / erledigt. Füllt „Verantwortlich“, „Fällig am“, „Budget“, „Notizen“ nach Bedarf.

Aufgabe	Status	Verantwortlich	Fällig am	Budget	Notizen
Vision, Stil, Größe festlegen	offen
Budgetrahmen definieren	offen				Fixkosten vs. variabel
Trauform (standesamtlich/frei/kirchlich) wählen	offen
Wunschzeitraum/Region bestimmen	offen				Alternativtermine
Grobe Gästeliste (Anzahl)	offen
Locationsichtung starten	offen				Lärmschutz/Sperrstunden prüfen
Schlüsselgewerke anfragen (Foto/Video, Musik, Redner)	offen
Unterkunftskontingente prüfen	offen
Unterlagenliste Standesamt erstellen	offen				Geburtenregister, Meldebescheinigung
Kirchenkontakt (falls kirchlich)	offen				Unterlagen, Termine
Verträge prüfen/abschließen (Location)	offen				Zeiten, Nebenkosten, 19 % USt
Vertrag Fotografie/Video	offen				Nutzungsrechte, Liefermenge
Vertrag Musik (DJ/Band)	offen				Technik, Lautstärkevorgaben
Trauredner/in buchen (freie Trauung)	offen				Vorgespräch
Catering/Probeessen planen	offen				Allergien, Kinderportionen
Papeterie-Design starten	offen				Save-the-Date/Einladung
Kleidungssuche beginnen	offen				Liefer- und Änderungspuffer
Ringe auswählen	offen				Gravur (Name/Datum)
Blumenkonzept/Deko anfragen	offen				Saisonblumen
Technik/Licht/Ton klären	offen				Strom, Aufbauzeiten
Anmeldung Eheschließung (ab 6 Monate)	offen				Zuständiges Standesamt
Namensführung festlegen	offen				Urkundenanzahl planen
Ablaufplan entwerfen	offen				Pufferzeiten
Gästeliste final + Einladungen	offen				RSVP-Datum
Sitzordnung erstellen	offen				Sonderkost markieren
Transport/Logistik (Shuttle, Parken)	offen				Barrierefrei
Kinderbetreuung organisieren	offen				Spielecke
Übernachtungen bestätigen	offen				Kontingente
Musik-/Lesungsplan (Trauung)	offen				Kirche/Redner abstimmen
Dekorationsmiete/Leihgaben	offen				Abholung/Rückgabe
Notfallkoffer zusammenstellen	offen				Pflaster, Nähset, Snacks
Detailbriefings an Dienstleister	offen				Zeiten, Ansprechpartner
Zahlungen/Restbeträge planen	offen				Fälligkeiten
Wetter-/Schlechtwetterplan	offen				Zelte/Heizung/Sonnenschutz
Ausweis/Pass-Check (Reise/Name)	offen				Nach Eheschließung neu?
Trauzeug/innen-Aufgaben klären	offen				Ring-/Dokumentenverantwortung
Dankeskarten vorbereiten	offen				Adressenliste
Namensänderungen nach der Hochzeit	offen				Bank, Versicherungen, Arbeit
Steuerklassenwahl prüfen	offen				IV/IV, III/V, IV mit Faktor

Häufig variierende Punkte in Deutschland (mit Quellen)

• Anmeldung Eheschließung, Unterlagen, Gebühren: je Standesamt unterschiedlich. Beispiel: Service-Portal Berlin – Eheschließung

• Nachtruhe/Lärmschutz: kommunal geregelt; Beispiel: München – Lärmschutz/Nachtruhe

• Nachhaltigkeit/Veranstaltungsauflagen: Beispiele: Green Events Hamburg, München – Umweltfreundliche Veranstaltungen

• Ausweise/Pässe: Bearbeitungs- und Produktionszeiten variieren; BMI – Reisepass

Abschluss

Eure Hochzeit ist kein Marathon fremder Erwartungen, sondern ein Fest, das zu euch passt. Setzt Prioritäten, holt euch Klarheit bei Recht und Fristen, und schützt eure Energie mit einem schlanken Ablauf. Diese Hochzeitscheckliste, euer persönlicher Status-Überblick und klare Zuständigkeiten machen aus „Planung“ Vorfreude.