10 wichtige Fragen an jeden Hochzeitsdienstleister vor der Buchung (inkl. Kosten, Vertrag & Absicherung) – für Paare in Deutschland

Niemand muss alles wissen: In der Hochzeitsplanung in Deutschland gibt es Besonderheiten wie Umsatzsteuer, GEMA, DSGVO und Drohnenregeln. Mit den folgenden Fragen behaltet ihr den Überblick und könnt Angebote realistisch vergleichen.

Ein Merksatz, der entspannt: Was nicht schriftlich vereinbart ist, existiert am Hochzeitstag nicht. Ein Beispiel aus der Praxis: Eine scheinbar günstige Band wurde durch Anfahrtspauschalen, Übernachtung und Technik plötzlich deutlich teurer. Eine klare Nachfrage vor der Buchung hätte das geklärt – und Nerven gespart.

Frage 1: Welche Leistung genau ist enthalten – und was nicht?

Warum das wichtig ist

Der Leistungsumfang ist die Basis für Preis, Planung und Erwartungen. Dazu zählen Zeitfenster (Beginn/Ende), Teamgröße, Aufbau/Abbau, Technik, Pausenregelung und konkrete Inhalte (z. B. Anzahl bearbeiteter Fotos, Blumensorten, Tortenetagen, Spielzeit der Band).

So klingt eine gute Antwort

‘Im Paket sind 8 Stunden vor Ort, 2 Personen, Aufbau/Abbau, Standardtechnik, eine Vorbesprechung sowie 400–600 bearbeitete Fotos in hoher Auflösung enthalten. Zusätzliche Stunde: 250 Euro. Alles steht detailliert im Angebot.‘

Typische Red Flags

• Unklare Angaben zu Zeiten, Team oder Inhalten

• Keine Aussage zu Aufbau/Abbau und Pausen

• Vage Formulierungen wie ‘alles nach Absprache’ ohne schriftliche Festlegung

Gute Nachfragen und Beispiel-Formulierungen

• ‘Bitte nennt uns Start- und Endzeit, Pausen und wer vor Ort ist.’

• ‘Welche Technik bringt ihr mit? Benötigt ihr Stromanschlüsse oder Bühne?’

• ‘Wie viele Fotos/Videos/Lieder/Sträuße sind konkret enthalten?’

Checkkästchen:

• Zeiten, Team und Inhalte schriftlich

• Aufbau/Abbau geregelt

• Technik/Materialien gelistet

Frage 2: Was kostet es insgesamt – mit allen Steuern und Nebenkosten?

Warum das wichtig ist

Damit euer Budget stabil bleibt, braucht ihr volle Kostentransparenz: Paketpreis, Umsatzsteuer (19 %) oder Kleinunternehmerregelung, Anfahrtskosten, Übernachtung, Parken, Spesen, Verpflegung und Zuschläge (z. B. Nachtzuschlag, Feiertag, Mehrstunden).

So klingt eine gute Antwort

‘Gesamtpreis: 2.950 Euro inkl. 19 % Umsatzsteuer. Anfahrt bis 50 km inklusive, darüber 0,60 Euro pro km. Falls eine Übernachtung nötig ist, stimmen wir das vorab schriftlich ab. Zusatzstunde 250 Euro, Nachtzuschlag ab 0:00 Uhr 15 %.’

Typische Red Flags

• Preise ohne Steuerhinweis

• Unklare oder offene Reise- und Nebenkosten

• Mündliche Zusagen ‘wir schauen dann’ ohne schriftliche Fixierung

Gute Nachfragen und Beispiel-Formulierungen

• ‘Ist die Umsatzsteuer bereits enthalten oder arbeitet ihr nach Kleinunternehmerregelung?’

• ‘Bitte alle Nebenkosten (Anfahrt, Parken, Übernachtung, Spesen) im Angebot ausweisen.’

• ‘Wie hoch sind die Kosten für Verlängerungsstunden?’ Hinweis zum Vergleichen: Ein Angebot mit Kleinunternehmerregelung enthält keine Umsatzsteuer, ist aber nicht automatisch günstiger.

Checkkästchen:

• Gesamtpreis inkl. Steuer klar

• Reise- und Nebenkosten ausgewiesen

• Mehrstunden und Zuschläge definiert

Frage 3: Wie sehen Vertrag, AGB und Zahlungsplan aus?

Warum das wichtig ist

Ein klarer Vertrag schützt beide Seiten. Wichtige Punkte: AGB, exakte Leistung, Termin, Zahlungsplan (Anzahlung, Restzahlung), Zahlungsarten, Rechnung mit Steuerausweis, Eigentumsvorbehalte, Gerichtsstand.

So klingt eine gute Antwort

‘Wir senden einen Vertrag mit AGB. Anzahlung 30 % innerhalb von 7 Tagen, Rest 14 Tage vor dem Termin, per Überweisung. Rechnungen weisen 19 % Umsatzsteuer aus. Leistungen sind einzeln aufgeführt, inklusive Zeiten und Nebenkosten.‘

Typische Red Flags

• Kein schriftlicher Vertrag

• Nur Angebot ohne AGB und ohne Zahlungsplan

• Unklare Fälligkeiten oder Barzahlung am Tag ohne Rechnung

Gute Nachfragen und Beispiel-Formulierungen

• ‘Bitte sendet uns Vertrag und AGB vorab. Welche Fälligkeiten gelten?’

• ‘Sind alle Positionen (Leistung, Zeiten, Nebenkosten) im Vertrag genannt?’

• ‘Erhalten wir eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer?’

Checkkästchen:

• Vertrag + AGB erhalten

• Zahlungsplan eindeutig

• Rechnungsstellung geklärt

Frage 4: Welche Storno-, Umbuchungs- und Höhere-Gewalt-Regelungen gelten?

Warum das wichtig ist

Leben passiert. Klare Regeln zu Storno, Terminverschiebung und höherer Gewalt (z. B. behördliche Auflagen) verhindern Streit und sichern euer Budget ab.

So klingt eine gute Antwort

‘Bei Storno bis 120 Tage vor Termin: 30 % Stornokosten, bis 60 Tage: 70 %, danach 90 %. Umbuchung auf verfügbaren Ersatztermin innerhalb von 12 Monaten ohne Zusatzkosten, Preisanpassungen vorbehalten. Höhere Gewalt regeln wir in einer separaten Klausel.‘

Typische Red Flags

• Keine schriftlichen Fristen

• ‘Kulanz’ statt klarer Regelungen

• Unverhältnismäßig hohe Stornopauschalen ohne Gegenleistung

Gute Nachfragen und Beispiel-Formulierungen

• ‘Welche Fristen und Prozentsätze gelten genau?’

• ‘Ist eine Verschiebung möglich? Unter welchen Bedingungen und zu welchem Preis?’

• ‘Wie ist höhere Gewalt definiert?’

Checkkästchen:

• Storno-Fristen schriftlich

• Umbuchung geregelt

• Höhere-Gewalt-Klausel vorhanden

Frage 5: Wie seid ihr bei Krankheit oder Ausfall abgesichert?

Warum das wichtig ist

Niemand plant mit Ausfall – aber es kommt vor. Wichtig sind Vertretungsnetzwerk, Qualitätsstandards, Datenübergabe (z. B. Musik-Set, Fotolisten) und klare Zuständigkeiten.

So klingt eine gute Antwort

‘Im Krankheitsfall greift unser Netzwerk: Wir stellen eine gleichwertige Vertretung mit ähnlichem Stil. Das ist vertraglich zugesichert. Briefings, Setlisten und Moodboards liegen digital vor. Sollte keine Vertretung möglich sein, erstatten wir bereits gezahlte Beträge.‘

Typische Red Flags

• ‘Wir werden nicht krank’ als Antwort

• Keine Vertretungslösung oder nur vage Zusagen

• Keine Regel zur Erstattung bei Ausfall

Gute Nachfragen und Beispiel-Formulierungen

• ‘Gibt es eine Vertretungsklausel im Vertrag?’

• ‘Wie stellt ihr sicher, dass Stil und Qualität vergleichbar sind?’

• ‘Wie erfolgt die Übergabe von Playlists/Shotlists/Plänen?’

Checkkästchen:

• Vertretung vertraglich gesichert

• Briefing/Datenübergabe geregelt

• Erstattungsweg geklärt

Frage 6: Welche Versicherungen bestehen und wer haftet wofür?

Warum das wichtig ist

Versicherungen schützen euch, eure Gäste und die Location: Betriebshaftpflicht, ggf. Veranstalterhaftpflicht, Drohnenhaftpflicht, Equipmentversicherung. Viele Locations verlangen Nachweise.

So klingt eine gute Antwort

‘Wir haben eine Betriebshaftpflicht (Deckungssumme 5 Mio. Euro) und für Drohneneinsätze eine spezielle Haftpflicht. Nachweise senden wir der Location. Für Schäden durch Gäste haften wir nicht; das ist in den AGB geregelt.‘

Typische Red Flags

• Keine Haftpflichtversicherung

• Unklare Aussagen zur Haftung

• Keine Bereitschaft, Nachweise mitzuführen

Gute Nachfragen und Beispiel-Formulierungen

• ‘Welche Versicherungen bestehen? Bitte um Nachweis für die Location.’

• ‘Wie ist die Haftung bei Schäden an Technik oder Räumen geregelt?’

• ‘Gibt es Einschränkungen (z. B. offenes Feuer, Konfetti, Nebelmaschinen)?’

Checkkästchen:

• Haftpflichtnachweis vorhanden

• Haftung klar geregelt

• Location-Vorgaben berücksichtigt

Frage 7: Welche rechtlichen Vorgaben betreffen euren Bereich (DSGVO, GEMA, Drohne) – und wer kümmert sich?

Warum das wichtig ist

Je nach Gewerke gelten in Deutschland besondere Regeln: Datenschutz und Einwilligungen, GEMA-Meldungen bei Musik, Drohnenverordnung (Kenntnisnachweis, Kennzeichnung, Flugzonen, Versicherung).